GTD实践(1)–Outlook

我算是很典型的理工科人，做事情一直都会有list，还会按照priority分级别；07年，一个很偶然的机会，接触到了GTD，虽然平时自己也按照某些原则做事情，但那次，算是系统化得学习了一遍吧。之后也注意在生活中实践GTD，多少也有些小小的心得，记录与此，如果碰巧对别人也有用，那就再好不过了~

实习的时候开始正式的接触Outlook，上班第一件事情就是打开Outlook，看是否有会议，报告等等…但当时我只是个小虾米，收到的邮件并不多，还有不少是公司新闻，跟我没啥关系的。

现在则不同了，作为支持部门的员工之一，经常会收到智能部门发来的邮件，这个事情要做，那个要跟进，还有某个留作参考…经常要处理很多邮件，事情多了，就容易乱，记不得已经做了什么，要做什么…总不能一一记录在纸上吧，长此以往，也不是办法啊，我开始发掘Outlook的功能。

首先，可以Create Rules，类似于Gmail的Filter，将满足特定条件的邮件分门别类，到不同的文件夹里面，这样，很容易就能找到关键人物（比如老板）发的邮件了~~

其次，创建Search Folders，我理解的Search Folder，类似于数据库中的视图，并不是真正的邮件所在，只是将满足条件的邮件显示在此而已。我将Outlook的Flag和Search Folder相结合，依据Flag的颜色创建不同的Folder：

Red — Follow Up：要跟进的事情，比如老板让我组织培训，IT需要提供请购清单等等；时不时检查下，看看是否有哪些事情没有做。

Green — Reference：参考性的资料，例如某供应商的联系方式，公司内部规定等等，这些不需要时常看，但用到的时候，要有地方查询才行。

Blue — Wait：要做的事情，但不着急，可能一两周之后才开始，只是提醒下自己，假如某天闲了，就看看这个文件夹，是否能提前做些工作。

还创建了High Importance的Folder，将带!的邮件全部标出，虽然大多数和自己没啥关系，不过毕竟是重要邮件么。

在收到邮件的时候，按照轻重缓急，标以不同的Flag，只需关注Search Folder即可了，大大节约了时间~~Outlook是个很好的工具，应该还有其他功能，待发掘中~~